Automatizācijas darbplūsmas: Zapier un līdzīgu rīku izmantošana savas dzīves automatizēšanai

Mūsdienu straujajā pasaulē laiks ir mūsu vērtīgākais resurss. Spēja automatizēt atkārtotus uzdevumus var ievērojami palielināt produktivitāti, atbrīvot laiku svarīgākām aktivitātēm un samazināt cilvēciskas kļūdas risku. Šajā visaptverošajā rokasgrāmatā tiek apskatīta automatizācijas darbplūsmu pasaule, koncentrējoties uz tādiem rīkiem kā Zapier, IFTTT (If This Then That) un citiem, sniedzot jums zināšanas un ieskatus, kas nepieciešami, lai efektīvi automatizētu savu dzīvi un darbu.

Kas ir automatizācijas darbplūsmas?

Automatizācijas darbplūsma ir automatizētu darbību sērija, ko izraisa konkrēts notikums. Iedomājieties to kā digitālu ķēdes reakciju, kur viens notikums automātiski iedarbina uzdevumu secību, neprasot manuālu iejaukšanos. Šīs darbplūsmas ir izstrādātas, lai optimizētu procesus, likvidētu atkārtotus uzdevumus un uzlabotu kopējo efektivitāti.

Automatizācijas darbplūsmu priekšrocības

• Palielināta produktivitāte: Automatizējiet laikietilpīgus uzdevumus, ļaujot jums koncentrēties uz augstākas vērtības aktivitātēm.
• Samazinātas kļūdas: Minimizējiet cilvēciskas kļūdas, automatizējot atkārtotus uzdevumus, kas ir pakļauti kļūdām.
• Uzlabota efektivitāte: Optimizējiet procesus un samaziniet laiku, kas nepieciešams uzdevumu pabeigšanai.
• Labāka laika pārvaldība: Atbrīvojiet laiku stratēģiskākam un radošākam darbam.
• Izmaksu ietaupījumi: Samaziniet darbaspēka izmaksas un uzlabojiet resursu sadali.
• Uzlabota klientu pieredze: Automatizējiet klientu apkalpošanas mijiedarbību un nodrošiniet ātrāku, efektīvāku atbalstu.
• Uzlabota datu precizitāte: Nodrošiniet datu konsekvenci un precizitāti dažādās platformās.

Populāri automatizācijas rīki

Ir pieejami vairāki jaudīgi automatizācijas rīki, katram no tiem ir savas stiprās un vājās puses. Lūk, ieskats dažos no populārākajiem variantiem:

Zapier

Zapier ir tīmekļa pakalpojums, kas ļauj savienot dažādas lietojumprogrammas un automatizēt uzdevumus bez kodēšanas. Tas darbojas, veidojot "Zaps", kas ir automatizētas darbplūsmas, kuras savieno divas vai vairākas lietotnes. Piemēram, jūs varat izveidot "Zap", kas automātiski saglabā e-pasta pielikumus Google Drive vai pievieno jaunus kontaktus no jūsu CRM jūsu e-pasta mārketinga sarakstam.

Zapier darbplūsmu piemēri:

• Saglabāt e-pasta pielikumus mākoņkrātuvē: Automātiski saglabājiet pielikumus no konkrētām e-pasta adresēm vai ar konkrētiem tematiem Google Drive, Dropbox vai OneDrive. Tas ir noderīgi, lai automātiski arhivētu svarīgus dokumentus, piemēram, rēķinus vai pārskatus.
• Pievienot jaunus kontaktus e-pasta mārketinga sarakstam: Kad jauns kontakts tiek pievienots jūsu CRM (piem., Salesforce, HubSpot), automātiski pievienojiet to savam e-pasta mārketinga sarakstam (piem., Mailchimp, Constant Contact). Tas nodrošina, ka jūsu mārketinga saraksts vienmēr ir aktuāls.
• Izveidot uzdevumus no e-pastiem: Automātiski izveidojiet uzdevumus savā projektu vadības rīkā (piem., Asana, Trello), saņemot e-pastus ar konkrētiem tematiem vai atslēgvārdiem. Tas palīdz uzturēt kārtību un sekot līdzi svarīgiem pieprasījumiem.
• Publicēt sociālo mediju atjauninājumus: Automātiski publicējiet atjauninājumus savos sociālo mediju kanālos (piem., Twitter, Facebook, LinkedIn), kad publicējat jaunu emuāra ierakstu vai rakstu. Tas ietaupa laiku un pūles, reklamējot jūsu saturu.
• Sūtīt SMS paziņojumus: Saņemiet SMS paziņojumus par svarīgiem notikumiem, piemēram, jauniem potenciālajiem klientiem, pārdošanas darījumiem vai kritiskiem sistēmas brīdinājumiem. Tas ir īpaši noderīgi laikjutīgai informācijai.

IFTTT (If This Then That)

IFTTT ir vēl viens populārs automatizācijas rīks, kas koncentrējas uz lietotņu un ierīču savienošanu. Tas izmanto "Applets" (agrāk sauktas par "Recipes"), lai izveidotu automatizētas darbplūsmas. IFTTT ir īpaši piemērots personīgai automatizācijai un viedās mājas ierīču savienošanai.

IFTTT darbplūsmu piemēri:

• Ieslēgt gaismas saulrietā: Automātiski ieslēdziet savas viedās gaismas, kad saule riet. Tas ir ērts veids, kā automatizēt mājas apgaismojumu.
• Publicēt Instagram fotoattēlus Twitter: Automātiski publicējiet savus Instagram fotoattēlus Twitter. Tas ietaupa laiku un pūles, publicējot saturu vairākās platformās.
• Saglabāt tvītus izklājlapā: Automātiski saglabājiet tvītus, kuros minēti konkrēti atslēgvārdi vai mirkļbirkas, Google Sheet izklājlapā. Tas ir noderīgi, lai sekotu līdzi sociālo mediju pieminējumiem un noskaņojumam.
• Saņemt laika ziņu brīdinājumus: Saņemiet paziņojumus, kad laika prognoze paredz lietu vai sniegu. Tas palīdz sagatavoties nelabvēlīgiem laika apstākļiem.
• Izslēgt tālruņa skaņu sanāksmju laikā: Automātiski izslēdziet tālruņa skaņu, kad jūsu kalendārā ir ieplānota sanāksme. Tas palīdz izvairīties no traucēkļiem sanāksmju laikā.

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate (agrāk Microsoft Flow) ir mākoņpakalpojums, kas ļauj automatizēt uzdevumus dažādās Microsoft lietotnēs un pakalpojumos. Tas ir īpaši noderīgs uzņēmumiem, kas lielā mērā paļaujas uz Microsoft ekosistēmu. Power Automate piedāvā simtiem iepriekš sagatavotu savienotāju ar dažādiem pakalpojumiem, tostarp SharePoint, OneDrive, Teams un citiem.

Power Automate darbplūsmu piemēri:

• Apstiprināt dokumentus SharePoint: Automatizējiet dokumentu apstiprināšanas procesu SharePoint. Kad tiek augšupielādēts jauns dokuments, automātiski nosūtiet to norādītajam apstiprinātājam pārskatīšanai.
• Izveidot uzdevumus Planner no e-pastiem: Automātiski izveidojiet uzdevumus Microsoft Planner, saņemot e-pastus ar konkrētiem tematiem vai atslēgvārdiem.
• Saglabāt e-pasta pielikumus OneDrive: Automātiski saglabājiet pielikumus no konkrētām e-pasta adresēm vai ar konkrētiem tematiem OneDrive.
• Publicēt ziņojumus Teams kanālos: Automātiski publicējiet ziņojumus Microsoft Teams kanālos, kad notiek konkrēti notikumi, piemēram, parādās jauni potenciālie klienti vai tiek pabeigti uzdevumi.
• Sūtīt atgādinājumus par gaidāmajiem notikumiem: Automātiski sūtiet atgādinājumus par gaidāmajiem kalendāra notikumiem.

Citi automatizācijas rīki

Papildus Zapier, IFTTT un Power Automate ir pieejami arī vairāki citi automatizācijas rīki:

• Integromat: Uzlabotāka automatizācijas platforma, kas ļauj veidot sarežģītas darbplūsmas un datu pārveidojumus.
• Automate.io: Lietotājam draudzīgs automatizācijas rīks, kas piedāvā plašu integrāciju klāstu.
• n8n: Bezmaksas un atvērtā koda darbplūsmu automatizācijas rīks, ko var uzturēt pašu spēkiem.
• Workato: Uzņēmuma līmeņa integrācijas platforma, kas atbalsta sarežģītus biznesa procesus.

Kā izveidot efektīvas automatizācijas darbplūsmas

Efektīvu automatizācijas darbplūsmu izveide prasa rūpīgu plānošanu un izpildi. Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs jums sākt:

1. Identificējiet atkārtotus uzdevumus

Pirmais solis ir identificēt uzdevumus, kurus veicat bieži un kas ir laikietilpīgi. Šie ir uzdevumi, kuriem automatizācija, visticamāk, sniegs vislielāko labumu. Apsveriet iespēju nedēļu sekot līdzi savam laikam, lai noteiktu, kur tas tiek pavadīts. Meklējiet atkārtotu darbību modeļus.

2. Definējiet savu darbplūsmu

Kad esat identificējis automatizējamo uzdevumu, definējiet darbplūsmas soļus. Skaidri nosakiet trigeri (notikumu, kas sāk darbplūsmu) un darbības (uzdevumus, kas tiek veikti automātiski). Izveidojiet plūsmas shēmu vai diagrammu, lai vizualizētu darbplūsmu.

3. Izvēlieties pareizo automatizācijas rīku

Izvēlieties automatizācijas rīku, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām un tehniskajām prasmēm. Apsveriet pieejamās integrācijas, cenu un lietošanas ērtumu. Sāciet ar bezmaksas izmēģinājuma versiju, lai pārbaudītu rīku, pirms apņematies iegādāties maksas abonementu.

4. Konfigurējiet savu darbplūsmu

Konfigurējiet savu darbplūsmu izvēlētajā automatizācijas rīkā. Tas ietver nepieciešamo lietotņu un pakalpojumu savienošanu, trigera definēšanu un darbību norādīšanu. Pievērsiet īpašu uzmanību katra soļa iestatījumiem un opcijām.

5. Pārbaudiet savu darbplūsmu

Pirms darbplūsmas ieviešanas rūpīgi to pārbaudiet, lai pārliecinātos, ka tā darbojas kā paredzēts. Iedarbiniet darbplūsmu manuāli un pārbaudiet, vai visas darbības tiek veiktas pareizi. Pārraugiet darbplūsmu, lai atklātu kļūdas, un veiciet nepieciešamās korekcijas.

6. Pārraugiet un optimizējiet

Kad jūsu darbplūsma ir ieviesta, pārraugiet tās veiktspēju un veiciet nepieciešamās korekcijas. Sekojiet līdzi automatizēto uzdevumu skaitam, ietaupītajam laikam un jebkādām kļūdām, kas rodas. Optimizējiet darbplūsmu, lai uzlabotu tās efektivitāti un lietderību. Regulāri pārskatiet un atjauniniet savas darbplūsmas, lai nodrošinātu, ka tās paliek aktuālas un efektīvas. Tehnoloģijas un biznesa vajadzības mainās, tāpēc uzturiet savas automatizācijas aktuālas.

Automatizācijas lietošanas piemēri

Automatizācijas darbplūsmas var piemērot plašam lietošanas gadījumu klāstam gan personiskajā, gan profesionālajā vidē. Šeit ir daži piemēri:

Personīgā automatizācija

• Viedās mājas automatizācija: Automātiski kontrolējiet apgaismojumu, termostatu un citas viedās mājas ierīces, pamatojoties uz jūsu grafiku vai vēlmēm. Piemēram, jūs varētu iestatīt, lai gaismas automātiski ieslēdzas saulrietā vai termostats pielāgojas komfortablai temperatūrai, kad atgriežaties mājās.
• Sociālo mediju pārvaldība: Automatizējiet sociālo mediju atjauninājumu publicēšanu un sociālo mediju pieminējumu izsekošanu. Jūs varētu automātiski dalīties ar emuāra ierakstiem Twitter, Facebook un LinkedIn, vai sekot līdzi sava zīmola vai atslēgvārdu pieminējumiem sociālajos medijos.
• Personīgo finanšu pārvaldība: Automatizējiet izdevumu uzskaiti un naudas ietaupīšanu. Jūs varētu automātiski sekot līdzi saviem tēriņiem izklājlapā vai katru mēnesi pārskaitīt procentuālu daļu no saviem ienākumiem uz krājkontu. Daudzas budžeta plānošanas lietotnes piedāvā integrāciju ar IFTTT vai Zapier.
• Ziņu un informācijas apkopošana: Automātiski apkopojiet ziņas un informāciju no dažādiem avotiem un piegādājiet to jums ērtā formātā. Jūs varētu izveidot ikdienas ziņu rakstu apkopojumu par jūsu interesēm vai sekot līdzi konkrētiem atslēgvārdiem un mirkļbirkām.

Biznesa automatizācija

• Potenciālo klientu piesaiste un pārvaldība: Automatizējiet potenciālo klientu piesaistes, attīstīšanas un pārvēršanas par klientiem procesu. Jūs varētu automātiski pievienot jaunus potenciālos klientus no savas vietnes savam CRM, sūtīt viņiem personalizētas e-pasta sērijas un sekot līdzi viņu iesaistei.
• Klientu apkalpošana: Automatizējiet klientu apkalpošanas mijiedarbību un nodrošiniet ātrāku, efektīvāku atbalstu. Jūs varētu automātiski atbildēt uz biežāk uzdotajiem klientu jautājumiem, novirzīt atbalsta biļetes atbilstošajiem aģentiem un sekot līdzi klientu apmierinātībai.
• Projektu vadība: Automatizējiet projektu vadības uzdevumus, piemēram, uzdevumu izveidi, to piešķiršanu komandas locekļiem un progresa izsekošanu. Jūs varētu automātiski izveidot uzdevumus no e-pastiem, piešķirt tos atbilstošajiem komandas locekļiem un sūtīt atgādinājumus par gaidāmajiem termiņiem.
• Mārketinga automatizācija: Automatizējiet mārketinga uzdevumus, piemēram, e-pasta kampaņu sūtīšanu, sociālo mediju atjauninājumu publicēšanu un vietnes apmeklējuma izsekošanu. Jūs varētu automātiski sūtīt e-pasta kampaņas saviem abonentiem, publicēt atjauninājumus sociālo mediju kanālos un sekot līdzi vietnes apmeklējumam, lai novērtētu savu mārketinga pasākumu efektivitāti.
• E-komercijas automatizācija: Automatizējiet e-komercijas uzdevumus, piemēram, pasūtījumu izpildi, piegādes paziņojumus un klientu atbalstu. Jūs varētu automātiski apstrādāt pasūtījumus, sūtīt klientiem piegādes paziņojumus un sniegt klientu atbalstu, izmantojot tērzēšanu vai e-pastu.

Uzlabotas automatizācijas tehnikas

Kad esat apguvis automatizācijas darbplūsmu pamatus, varat izpētīt uzlabotākas tehnikas, lai vēl vairāk uzlabotu savu produktivitāti un efektivitāti.

Nosacījumu loģika

Nosacījumu loģika ļauj izveidot darbplūsmas, kas veic dažādas darbības, pamatojoties uz konkrētiem nosacījumiem. Piemēram, jūs varētu izveidot darbplūsmu, kas sūta atšķirīgu e-pasta ziņojumu klientiem, pamatojoties uz viņu pirkumu vēsturi vai atrašanās vietu. Lielākā daļa automatizācijas platformu piedāvā "ja/tad" loģiku, lai sazarotu jūsu darbplūsmas.

Datu pārveidojumi

Datu pārveidojumi ļauj manipulēt ar datiem jūsu darbplūsmās. Piemēram, jūs varētu konvertēt datumus un laikus, formatēt skaitļus vai iegūt informāciju no teksta. Tādi rīki kā Integromat izceļas ar sarežģītiem datu pārveidojumiem.

Webhooks

Webhook ļauj pieslēgties pakalpojumiem, kuriem nav iebūvētu integrāciju ar jūsu automatizācijas rīku. Webhook ir veids, kā lietotne var nodrošināt citām lietojumprogrammām reāllaika informāciju. Tā vietā, lai pieprasītu jums bieži aptaujāt datus, lietotne var nosūtīt informāciju jums, kad tā ir pieejama. Tas ir efektīvāks veids, kā integrēties ar pakalpojumiem.

Pielāgots kods

Daži automatizācijas rīki ļauj pievienot pielāgotu kodu jūsu darbplūsmām. Tas sniedz lielāku elastību un kontroli pār automatizācijas procesu. Tomēr tas prasa programmēšanas zināšanas. Zapier piedāvā "Code by Zapier" lietotni, un Integromat ļauj izpildīt JavaScript kodu.

Automatizācijas nākotne

Automatizācija strauji attīstās, ko veicina mākslīgā intelekta (MI) un mašīnmācīšanās (ML) progress. Nākotnē mēs varam sagaidīt vēl sarežģītākas automatizācijas darbplūsmas, kas spēs mācīties un pielāgoties mainīgajiem apstākļiem.

MI darbināta automatizācija

MI darbināta automatizācija ļaus darbplūsmām pieņemt lēmumus un veikt darbības, pamatojoties uz datu analīzi un prognozējošo modelēšanu. Piemēram, MI darbināta mārketinga automatizācijas sistēma varētu prognozēt, kuri klienti, visticamāk, konvertēsies, un nosūtīt viņiem personalizētus piedāvājumus. MI jau tiek integrēts tādos rīkos kā Zapier, izmantojot lietotnes, piemēram, OpenAI. Tas ļauj jums ģenerēt tekstu un veikt citus MI vadītus uzdevumus savās darbplūsmās.

Robotizēta procesu automatizācija (RPA)

RPA ietver programmatūras robotu izmantošanu, lai automatizētu atkārtotus uzdevumus, kurus parasti veic cilvēki. RPA ir īpaši piemērota tādu uzdevumu automatizēšanai, kas ietver mijiedarbību ar vecām sistēmām vai lietojumprogrammām, kurām nav API. RPA rīki var atdarināt cilvēka darbības, piemēram, pogu klikšķināšanu un datu ievadīšanu formās.

Hiperautomatizācija

Hiperautomatizācija ir pieeja automatizācijai, kas ietver vairāku automatizācijas tehnoloģiju, piemēram, RPA, MI un mazkoda platformu, apvienošanu, lai automatizētu pilnīgus biznesa procesus. Hiperautomatizācijas mērķis ir automatizēt pēc iespējas lielāku daļu biznesa procesa, samazinot nepieciešamību pēc cilvēka iejaukšanās. Tā ir holistiska pieeja automatizācijai.

Noslēgums

Automatizācijas darbplūsmas piedāvā jaudīgu veidu, kā palielināt produktivitāti, uzlabot efektivitāti un atbrīvot laiku svarīgākām aktivitātēm. Izmantojot tādus rīkus kā Zapier, IFTTT un citus, jūs varat automatizēt plašu uzdevumu klāstu gan savā personīgajā, gan profesionālajā dzīvē. Sāciet ar atkārtotu uzdevumu identificēšanu, savu darbplūsmu definēšanu un pareizā automatizācijas rīka izvēli. Ar rūpīgu plānošanu un izpildi jūs varat izveidot efektīvas automatizācijas darbplūsmas, kas pārveidos veidu, kā jūs strādājat un dzīvojat. Pieņemiet automatizācijas spēku un atklājiet savu pilno potenciālu.

Atcerieties nepārtraukti mācīties un pielāgot savas automatizācijas stratēģijas, kad parādās jaunas tehnoloģijas un rīki. Automatizācijas pasaule pastāvīgi attīstās, tāpēc informētība ir būtiska, lai maksimāli izmantotu tās priekšrocības.